De vooruitgang in technologie, zoals digitale en cloud-based oplossingen voor het beheren van bedrijfsprocessen, heeft de bouwsector heel wat mogelijkheden geboden.
De sector die van oudsher te kampen heeft met uitdagingen zoals projectvertragingen, kostenoverschrijdingen, naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften of slecht gecoördineerde activiteiten en middelen, omarmt nu de innovatieve digitale werkwijzen die de bedrijfsstrategie versnellen, processen optimaliseren en de prestaties verbeteren.
Een uitdagende sector met een digitale uitdaging
De bouw is een sector met veel uitdagingen die om inspanning, precisie en concentratie vraagt.
En als het om projecten in de sector gaat - die zijn vaak groot en complex. Activa van miljoenen, veel medewerkers en een groot netwerk van onderaannemers, leveranciers en partners - alles moet onder controle zijn.
Nu de concurrentie wereldwijd toeneemt, neemt ook de druk toe om succesvolle projecten op tijd en binnen het budget af te leveren.
Maar er is een nog grotere uitdaging voor de sector! De sector loopt achter bij de toepassing van moderne technologie. Volgens een rapport van het McKinsey Globe Institute was de bouw nog maar een paar jaar geleden de op één na minst gedigitaliseerde sector ter wereld.
Gelukkig is de bouwsector begonnen zijn relatie met de digitale wereld te verbeteren.
Door af te stappen van grotendeels handmatige processen en verouderde systemen, gaat de sector nu over op effectievere manieren van werken. Digitale oplossingen, zoals CRM, helpen om efficiëntere, duurzamere en veiligere bouwprojecten op te zetten, efficiëntere bedrijfsprocessen te ontwerpen en een betere klantervaring te bieden.
Hoe hebben succesvolle bouwmanagers technologie ingezet om hun projecten en activa beter te beheren?
Wij delen hier vijf manieren hoe bouwbedrijven SuperOffice CRM gebruiken om hun bedrijf, projecten en klantprocessen te optimaliseren.
1. Meer controle over projectfasen en projectleden
Volgens Harvard Business Review doorlopen alle projecten, groot en klein, dezelfde vier fasen van projectmanagement: planning, ontwerp, implementatie en afronding. Hoewel elke fase zijn eigen kenmerken heeft, zijn er ook zaken die overlappen.
Je begint de planning van een project bijvoorbeeld met een globaal budget en een geschatte opleverdatum. Zodra je in de ontwerp- en implementatiefase komt, zul je de details van het projectplan definiëren en starten met de uitvoering. Dit levert nieuwe informatie op, waarbij het budget en de oplevering aangepast moeten worden. Met andere woorden, je kunt meer gaan plannen naarmate je een duidelijker beeld krijgt van het project.
Daarom is het hebben van een volledig overzicht van het project naarmate de deadlines, ontwerpen budgetten veranderen, van cruciaal belang voor succesvol projectbeheer.
Wanneer projecten groot en complex zijn en er een groot aantal klanten/leveranciers/partners bij betrokken zijn - wat typisch is voor de bouwsector - wordt het centraliseren van alle documentatie en communicatie op één plek nog belangrijker.
Met SuperOffice CRM Projecten kun je projecten aanmaken die je eenvoudig toegang geven tot en zicht geven op alle activiteiten, projectleden, klantverzoeken, verkopen, documenten of kwaliteitssystemen die bij een project horen - alles op één plek.
En met tal van app integratie opties, kun je SuperOffice CRM koppelen aan andere systemen, zoals ERP, om er zeker van te zijn dat alle relevante financiële en management informatie wordt opgeslagen. Of verbinding maken met externe databases om relevante project- en verkoop gerelateerde informatie over aankomende bouwinitiatieven te importeren. Andere integraties helpen om het archiveren van de documenten en activiteiten in mappen te automatiseren en ze te sorteren op basis van type.
SuperOffice Projecten geeft je een real time 360-graden overzicht van de status. Je kunt doorklikken tot op bedrijfsniveau om alle aannemers, onderaannemers en leveranciers in verschillende stadia van de bouwketen te zien. Dit helpt je om een beter inzicht te krijgen in de spelers in de sector en om relaties te onderhouden in jouw bredere netwerk.
Afbeelding 1: Met SuperOffice CRM projecten heb je altijd een 360-graden overzicht van jouw en alle belanghebbenden.
2. Betere inzet van hulpmiddelen voor een optimale bezetting
Bouwprojecten omvatten over het algemeen gereedschap, apparatuur, producten en materialen en ook manuren.
Vaak is het moeilijk om al deze componenten te beheren en tegelijkertijd te jongleren met de doelstellingen van het project en de eisen van de klant. Bovendien moet je ervoor zorgen dat de projectfasen op tijd beginnen en eindigen, dat er voldoende en tijdige toevoer van middelen is en dat ze zo efficiënt mogelijk worden gebruikt.
Zonder gecentraliseerd beheer van deze middelen kunnen projecten niet alleen achteropraken op schema, maar zelfs onrendabel worden.
De sleutel om dit te beheren is real-time inzicht in:
- welke middelen zijn nodig,
- welke middelen zijn beschikbaar,
- waar bevinden de middelen zich en
- de mogelijkheid om de middelen toe te wijzen en in te plannen.
Daarvoor heb je een degelijk systeem voor resourcemanagement nodig.
De SuperOffice CRM agenda biedt dat.
Zodra je alle resources in het systeem hebt geregistreerd kun je precies zien wat ze aan het doen zijn en waar, en kun je de bezetting slim plannen en boeken.
De agenda combineert de functionaliteit van een typische kalender voor het registreren van afspraken met de mogelijkheid om een gereedschap te boeken zoals een graafmachine of een bestelwagen, of zelfs een bepaalde ingenieur.
Je kunt zelfs aangepaste agenda weergaven maken voor specifieke resourcegroepen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om het gebruik en de beschikbaarheid van materieel of medewerkers te controleren.
Afbeelding 2: Altijd een overzicht van je hulpmiddelen voor een optimale bezetting.
3. Zorg voor best practices met richtlijnen en sjablonen
Bouwprojecten zijn vaak groot en complex. Er zijn veel verschillende belanghebbenden bij betrokken en er zijn veel fasen. Natuurlijk is de kans groot dat taken door de mazen van het net glippen en onopgemerkt blijven.
Of je nu de hoofdaannemer bent of één van de vele leveranciers, het laatste wat je wil is vertraging oplopen waardoor dure machines en mankracht niet beschikbaar zijn. Of, erger nog, aansprakelijk gesteld worden voor problemen met de naleving van de voorschriften.
Een manier om dit te beheersen is een stapsgewijs proces dat ervoor zorgt dat best practices en naleving altijd op de voorgrond staan.
Begin met het duidelijk definiëren van fasen en deadlines die overeenkomen met de projectontwikkeling van begin tot oplevering, en die alle medewerkers begrijpen en naleven. Breng vervolgens de belangrijkste fasen in kaart en schets precies wat er in elke fase moet gebeuren en zorg voor alle noodzakelijke protocollen en documentatie die in elke fase nodig zijn.
Met SuperOffice CRM kun je een projectgids maken die jouw processen en kwaliteitshandboek weerspiegelt. Je bent in staat om een digitale projectgids te ontwerpen die
- de best practices van je organisatie integreert;
- ervoor zorgt dat alle medewerkers op een consistente en gestructureerde manier en volgens de wettelijke normen werken;
- taakinstructies geeft en documentsjablonen voorstelt die in elke fase moeten worden aangemaakt en gearchiveerd;
- aangeeft welke follow-upactiviteiten moeten worden uitgevoerd en wanneer.
Zonder een dergelijk systeem moet je de voortgang handmatig bijhouden om ervoor te zorgen dat in elke fase de juiste stappen worden genomen. Dit kost je niet alleen veel tijd en energie, maar leidt ook tot knelpunten voor medewerkers - wat uiteindelijk het hele proces vertraagt.
Afbeelding 3: Gebruik een projectgids om ervoor te zorgen dat medewerkers en project in overeenstemming zijn met de voorschriften en best practices.
4. Voorsprong op het gebied van naleving met documentbeheer
Door de inherente complexiteit van de projecten is het geen verrassing dat de bouw één van de sterkst gereguleerde industrieën is.
Niet alleen zijn er contractuele overeenkomsten tussen aannemer en onderaannemers, maar bouwbedrijven moeten ook rekening houden met bouwvoorschriften, verzekeringseisen, een zee van veiligheidsvoorschriften, en nog veel meer.
Als zelfs het kleinste voorschrift wordt veronachtzaamd, kan het hele project tot stilstand komen en een aanzienlijk risico vormen voor de aannemer in termen van boetes, rechtszaken, of andere onaangename en dure conflicten.
Een belangrijk onderdeel van het waarborgen van naleving is documentatie. Het is belangrijk om een systeem te hebben voor het bijhouden van gegevens, waar op één centrale plaats die gemakkelijk toegankelijk is de juiste versie van alle documenten te vinden zijn.
Veel aannemers vertrouwen nog steeds op fysiek papier en dossierkasten om documenten en gegevens te verzamelen. Deze methoden betekenen vaak dat het langer duurt om documenten terug te vinden, dat ze verloren gaan of, erger nog, dat ze niet kunnen worden teruggevonden in geval van een natuurramp of een inbraak.
Met SuperOffice CRM kun je documenten direct in het systeem maken, opslaan en raadplegen via de ingebouwde Microsoft Office integratie. De oplossing stelt je in staat om ze automatisch op de juiste plaats op te slaan en ze te vinden en te gebruiken in elke fase van het project.
Omdat SuperOffice CRM een cloud-gebaseerde oplossing is, is het niet alleen eenvoudig om elk document terug te vinden, maar beheer je met diverse app integraties ook automatisch de dossierstructuur en documentatie. Ook ben je ervan verzekerd dat de documentatie routinematig wordt geback-upt en toegankelijk is op elk apparaat, waar je ook bent.
Mocht er zich een nalevering-kwestie voordoen, zoals een conflict met een onderaannemer of zorgen over de vraag of de veiligheidsvoorschriften consequent worden nageleefd, dan heb je de antwoorden in luttele seconden binnen handbereik.
Afbeelding 4: Creëer en beheer alle documenten direct in SuperOffice CRM.
5. Betere samenwerking door doeltreffende communicatiemiddelen
Communicatie is van vitaal belang voor de succesvolle voltooiing van elk bouwproject.
Aangezien er in de bouwsector zoveel belanghebbenden zijn, komen misverstanden, en als gevolg daarvan vertragingen, vaak voor.
Om ervoor te zorgen dat iedereen werkt als een goed geoliede machine, moet je niet alleen beschikken over een reeks betrouwbare communicatiekanalen om effectief informatie uit te wisselen, maar ook om alle gesprekken systematisch op één plaats te verzamelen.
Telefoongesprekken, klantenservice emails, SMS, live chat berichten en zelfs posts op sociale media - dat zijn de kanalen die klanten, partners, leveranciers, aannemers en onderaannemers vaak gebruiken.
Zonder een systematische aanpak is de kans groot dat informatie op afzonderlijke telefoons of in inboxen blijft staan. En als iemand ziek wordt of zelfs maar vergeet een bericht door te geven, dan is de kans groot dat je te maken krijgt met grote (en kostbare!) onderbrekingen en vertragingen. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd die verloren gaat met het zoeken naar de benodigde informatie.
SuperOffice Service biedt een geautomatiseerd ticketing-systeem dat alle inkomende communicatie verzamelt, organiseert en vragen doorstuurt naar de juiste persoon.
Of partners en leveranciers nu contact met je opnemen via chat, SMS, e-mail of telefoon, SuperOffice Service verzamelt alle berichten op één plek.
Elk verzoek krijgt automatisch een uniek referentienummer dat in een wachtrijsysteem komt en alle communicatie die ermee samenhangt bijhoudt. Dit geeft medewerkers toegang tot alle informatie die ze nodig hebben om verder te komen met een project en het werk gedaan te krijgen.
En het beste van alles is dat het transparantie geeft. Verschillende afdelingen in de organisatie kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot dezelfde informatie, wat helpt om de organisatorische workflow beter te organiseren, en ook om te zorgen voor betere relaties met leveranciers.
Afbeelding 5: Alle project communicatie is toegankelijk en gedocumenteerd in een SuperOffice CRM project.
Als het gaat om uitgaande communicatie, helpt SuperOffice Marketing om alle klanten en partners op de hoogte te houden van projecten en eventuele status wijzigingen.
Je kunt bijvoorbeeld een mailing sturen naar klanten en partners om elke deadline of oplevering in het project te vieren en om hen te laten weten dat alles op schema ligt.
Of als je vertraging oploopt, kun je de nieuwe tijdlijn delen met één mailing naar alle deelnemers van een project of de specifieke aannemers of leveranciers selecteren op wie het van invloed kan zijn.
Conclusie
Complexe projecten met veel klanten en partners onder controle houden, is voor velen in de bouwsector een uitdaging.
Een CRM-systeem kan niet alleen het projectbeheer verbeteren, maar het hele klanttraject, van de offerte tot de after-sales.
Het helpt bedrijven ook om efficiënter samen te werken met aannemers en onderaannemers en helpt bij het systematiseren en automatiseren van bouwprocessen.
Het biedt een uitgebreid en transparant overzicht van belangrijke klant- en projectinformatie - alles op één plek. Met één klik krijgen alle medewerkers een volledig overzicht van hun klanten en projecten.
Bovendien kan een CRM-oplossing helpen een snel veranderende omgeving te beheren door alle inkomende communicatie te sorteren, structureren, categoriseren en prioriteren en standaardprocessen te automatiseren.
Door gebruik te maken van een CRM-systeem en deze best practices te integreren, kun je met succes projecten opleveren, verkoopdoelstellingen realiseren en zien dat je medewerkers meer orders binnen halen.
Plan een demo met één van onze CRM experts en wij laten je graag zien hoe SuperOffice CRM je kan helpen bij het realiseren van jouw bouwproject doelstellingen.