Verzamel kwalitatieve data en genereer meer leads met geïntegreerde webformulieren

Websites van bedrijven zijn in veel gevallen niets anders dan statische informatiedragers met gegevens over het bedrijf. Vanuit het oogpunt van communicatie is dit eenrichtingsverkeer. 

Te weten komen wie de website bezoekt en weten waar iemand naar op zoek is, is vaak een uitdaging. Maar het gebruik van webformulieren heeft alles veranderd. Dit is een sterke optie om de dialoog met bezoekers van je website te beginnen en ze mogelijk als klant te veroveren!

Eenvoudig gezegd helpen webformulieren om leads te genereren.

Recent onderzoeken tonen aan dat 65% van de bedrijven het genereren van traffic en leads hun grootste marketinguitdaging noemen en 74% voorrang geven aan de conversie van leads.

Waar gebruik je webformulieren voor?

Webformulieren zijn enorm geschikt om de gegevens van bezoekers van je website te registreren: naam, e-mailadres, voorkeuren, opmerkingen en feedback.

Ze bieden ook een sterke kans voor bezoekers van de website direct contact met een bedrijf op te nemen, informatie te verzenden, een bestelling op te geven en een verzoek of aanvraag in te dienen. Alle informatie die via een webformulier wordt verzonden, komt rechtstreeks bij een medewerker verkoop (of een speciale inbox) en wordt later ingevoerd in de database van het bedrijf.

Bovendien zijn webformulieren voor ondernemingen een gemakkelijk middel om follow-up activiteiten te plannen, die gerichter en relevanter zijn voor prospects of bestaande klanten. 

Het webformulier als uitdaging

Zorgen dat mensen het formulier invullen en verzenden is een uitdaging op zich.

Maar verzamelde gegevens moeten ook verwerkt worden, nietwaar? Dit betekent dat je de informatie in een spreadsheet moet invoeren, analyseren en rubriceren en pas daarna registreert in een CRM systeem.

Het verwerken van gegevens die zijn verzameld via webformulieren is de grootste uitdaging voor bedrijven.

Bijna iedereen wacht eerst tot er een aantal leads in de spreadsheet staan om ze daarna in te voeren in een CRM-systeem. Dit is geen snel en efficiënt proces.

Geen enkele bedrijf wil dat minder mensen zo'n formulier invullen. Maar we willen wel allemaal minder handmatig werk bij het invoeren van de verzamelde gegevens.

De oplossing ligt in het automatiseren van dit proces waarbij CRM een uitkomst is.

De verbinding tussen webformulieren en CRM

CRM software kan op drie manieren een positief aspect toevoegen aan jouw webformulieren.

Ten eerste heb je geen HTML meer nodig voor het aanmaken, ontwerpen en publiceren van individuele webformulieren met een CRM-systeem.

Ten tweede zal een webformulier dat is aangemaakt via een CRM-systeem de gegevens rechtstreeks in je database invoeren. Het opnieuw invoeren van gegevens in het systeem wordt zo overbodig.

En ten derde is CRM speciaal ontwikkeld om sterke relaties met prospects en klanten te realiseren. Webformulieren die zijn verbonden met een CRM-systeem helpen om gegevens snel te registreren, zodat je respons en het bewerken van leads kunt automatiseren!

Zes manieren waarop je kunt profiteren van geïntegreerde webformulieren

CRM-geïntegreerde webformulieren worden voornamelijk gebruikt om informatie te verzamelen van prospects, klanten, leveranciers en partners.

Om uit te leggen hoe webformulieren werken, laten we je zien ze je kunnen helpen bij je dagelijks werk.

1. Bespaar geld door integratie en verminder handmatig werk

Eén van de grootste voordelen van geïntegreerde webformulieren is de naadloze integratie met je CRM-systeem.

Dit betekent dat je geen verschillende apps en externe software nodig hebt om informatie te registreren.

Het feit dat er geen complexe integraties nodig zijn, bespaart veel geld, want het beheer van diverse apps wordt overbodig. Je hoeft je ook om minder zaken te bekommeren, want het reduceert de risico's op het vlak van gegevensveiligheid. Tenslotte maakt het je onafhankelijk van externe leveranciers.

Bovendien geeft een dergelijke soepele oplossing alle verzamelde gegevens uit de formulieren meteen door aan je CRM. Zo kun je data managen en direct verwerken.

2. Start de dialoog met bezoekers van je website

Mensen die jouw website bezoeken, zijn potentiële klanten!

Ga dus het gesprek met hen aan, voordat ze je website weer verlaten. Je kunt gemakkelijk formulieren aanmaken voor het downloaden van content, voor abonnementen, aanmelding voor events of klanttevredenheidsonderzoeken. Dit helpt allemaal om in contact te komen, relaties op te bouwen en uiteindelijk proactiever te communiceren met bezoekers van je website.

3. Automatiseren van activiteiten rondom leads

Geïntegreerde webformulieren zijn ontwikkeld voor marketingspecialisten, ze helpen bij het bereiken van de doelgroep en het verwerken van leads.

Met webformulieren verzamel je niet alleen namen en e-mailadressen, maar richt je jouw CRM-systeem ook in om specifieke acties uit te voeren.

Bijvoorbeeld als iemand een formulier op de website invult om een white paper te downloaden.

Na afronding van het downloaden kun je een gepersonaliseerd bericht versturen aan de betreffende persoon om andere informatie of links aan te bieden, die relevant zijn voor het onderwerp waarvoor diegene belangstelling had. Dat is een eenvoudige methode om prospects verder op weg te helpen in hun aankoopproces. 

Kort gezegd kun je zo passief verzamelen van gegevens veranderen in actieve behandeling van leads in jouw CRM-systeem. Dit gebeurt via een aantal automatische, gerichte acties met de verzamelde gegevens.

4. Betere kwaliteit van data

Het genereren van meer leads staat altijd voorop voor je marketingteam. Maar niet zomaar leads, ze willen kwalitatieve leads.

Daarom beschouwen marketingprofessionals hun CRM-database als goud. De informatie hierin moet waardevol zijn en mag geen fouten bevatten.

Laten we eens een voorbeeld doornemen.

Wanneer mensen een webformulier invullen, weet je niet altijd zeker dat het verstrekte e-mailadres ook klopt. Wat als ze een spelfout hebben gemaakt? Of nog erger: een vals e-mailadres hebben ingevoerd? Veel mensen willen gewoon iets specifieks downloaden zonder hun echte e-mailadres bekend te maken.

In zulke gevallen kan de dubbele opt-in uitkomst bieden. Wanneer je een nieuwe e-mail ontvangt via een webformulier, kan het CRM-systeem automatisch een e-mail terugsturen ter verificatie van het adres. Als het adres vals is, weet je dit meteen.

Maar het mooiste is dat deze functie helpt om minder informatie met de hand te hoeven verwerken. Er is geen tijd meer nodig om e-mailadressen op hun juistheid te controleren en dubbele adressen te voorkomen. 

Dit wordt allemaal gedaan. Automatisch.

5. Verstuur relevante en gerichte communicatie

Jouw marketingteam wil altijd de juiste content aan de juiste personen versturen. Maar hiervoor moet je natuurlijk eerst weten wat iemand wil ontvangen. Een webformulier is bij uitstek geschikt om deze informatie te vergaren.

Je kunt een webformulier ontwerpen om nieuwsbrieven aan te bieden. Op die manier kan iemand beslissen welk type informatie hij of zij wil ontvangen door eenvoudige keuze mogelijkheden op het formulier. 

Zo weten marketingmedewerkers precies hoe ze leads moeten aanspreken en kunnen zij relevante informatie versturen

Wie op zoek is naar specifieke verkoopinformatie en geen belangstelling heeft in klantenservice, hoef je dus niet te bestoken met e-mails vol irrelevante en vaak ergerlijke informatie.

Met geïntegreerde webformulieren kun je klanten en prospects links sturen met opties voor aan- of afmelden van nieuwsbrieven, het aanpassen van verstrekte gegevens, toestemming voor verwerking, productinformatie etc.

6. Toestemming voor gegevensverwerking

En tenslotte – de nieuwe EU General Data Protection Regulation/AVG regelgeving, die van invloed is op alle ondernemingen die werken met gegevens van EU-burgers.

In lijn met de vereisten, moet je de verstrekte toestemming documenteren voor de registratie van persoonsgegevens en het verzenden van marketingberichten

Met webformulieren kun je dit eenvoudiger en betrouwbaar oplossen binnen je eigen CRM-systeem!

Je kunt ook eenvoudiger toestemming vragen en dit dan automatisch in je CRM registreren. Er hoeft niets in externe systemen bewaard te worden of handmatig ingevoerd te worden met het risico op fouten.

Op die manier kun je gerust zijn dat de verstrekte toestemming veilig en correct geregistreerd wordt.

Webformulieren en CRM - een passend duo

Webformulier en CRM zijn als het ware voor elkaar gemaakt.

Met webformulieren die zijn geïntegreerd in het CRM systeem kun je direct informatie van je doelgroep vergaren. Je kunt ook automatisch acties verwerken en vervolgacties plannen op basis van de verstrekte gegevens.

Dit 'perfecte paar' kan ook van pas komen voor dagelijkse marketing- en contactmanagementactiviteiten:

  • De kwaliteit van de gegevens verbeteren;
  • Kwalitatieve leads genereren;
  • Eenvoudig verkrijgen van toestemming voor het privacybeleid;
  • Kostenverlaging en verhogen van de veiligheid;
  • Proactieve communicatie met bezoekers van de website;
  • Automatische gegevensverwerking en minder handwerk.

Bekijk hoe geïntegreerde formulieren werken in SuperOffice