Meld je aan voor Thrive - een reeks speciale content om je relaties te laten groeien

Managen van documenten en emails in SuperOffice

Uw postvak-in wordt dagelijks overspoeld met allerlei soorten e-mails. Er moeten momenten zijn geweest waarop u belangrijke informatie kwijt bent geraakt in deze warboel, of dat het u uren heeft gekost om die ene e-mail terug te vinden die u met spoed moest doorsturen naar een collega.

Toch werd uw postvak-in er niet opgeruimder van toen u dat gedaan had. Komt u dat bekend voor?

SuperOffice biedt oplossingen om uw informatie gestructureerd en eenvoudig op te slaan en te beheren. Zo kunt u er zeker van zijn dat de informatie die bij u binnenkomt niet lukraak verspreid zit in uw postvak-in. De informatie wordt goed georganiseerd en is snel terug te vinden als de informatie weer nodig heeft.

In deze demo laten we u zien hoe u:

  • Tijd kunt inplannen in uw agenda om binnengekomen e-mails op te volgen;
  • Een e-mail kunt archiveren als vraag aan uw collega's om het af te handelen;
  • Eenvoudig informatie kunt uitwisselen binnen het bedrijf. 

Dit is Abigail. Abigail werkt op de afdeling verkoop. Ze krijgt elke dag veel e-mails. Sommige bevatten informatie, andere zijn enkel ter inzage. Sommige moeten gedeeld worden met collega's en op andere moet meteen actie ondernomen worden.

We laten u zien hoe Abigail SuperOffice gebruikt om op eenvoudige en efficiënte wijze haar documenten te beheren en binnen het bedrijf te delen.

Abigail krijgt een e-mail van één van haar klanten met het verzoek om meer informatie over producten en prijzen.

Ze beantwoordt de e-mail niet meteen omdat ze eerst de informatie bij elkaar moet zoeken waar de klant om vraagt.

Ze archiveert de e-mail met een paar klikken als taak in haar agenda. Nu kan ze niet vergeten dat ze nog actie moet ondernemen op deze e-mail.

Om haar postvak-in leeg en opgeruimd te houden, heeft Abigail SuperOffice ingesteld op het automatisch verwijderen van e-mail uit haar postvak-in zodra ze de e-mail archiveert.

Abigail krijgt soms vragen van klanten die beantwoord moeten worden door haar collega's van de afdeling klantenservice.

Als dit het geval is, archiveert ze de e-mail als verzoek van een klant. De e-mail komt bij de klantenservice in de wachtrij te staan, waar haar collega's het verzoek verder afhandelen.

Abigail is druk geweest met het organiseren van een jaarlijks evenement voor VIP-klanten. Met als gevolg dat ze voor het evenement veel e-mails binnenkrijgt van zowel leveranciers, als bedrijven die eraan meewerken en klanten.

De e-mails staan vol gegevens en bevatten soms essentiële informatie. Abigail archiveert deze e-mails als documenten bij het bijbehorende project. Zo blijft haar postvak-in opgeruimd en raakt ze geen enkele e-mail kwijt.

Dit was slechts een klein voorbeeld van hoe SuperOffice u kan helpen om efficiënter te werken.

Kijk ook eens naar onze andere video's om meer te weten te komen over hoe SuperOffice uw productiviteit kan vergroten of probeer het zelf.