Salesprocessen optimaliseren en automatiseren voor optimaal resultaat

Job Schmidt Managing Director

HET BEDRIJF

Boix is een duurzaam maakbedrijf in de machinebouw voor de verpakkingsindustie. Het bedrijf is wereldwijd actief in de verkoop en dienstverlening van verpakkingsmachines en trayopzetmachines. Voornamelijk in de levensmiddelenindustrie. Boix heeft 6 vestigingen wereldwijd en verkoopt machines in 94 landen. Boix Europe, gevestigd in Eerbeek, biedt in 44 landen duurzame verpakkingsoplossingen aan voor verschillende sectoren en werkt met een circulair product. Door te automatiseren met Boix-machines besparen klanten op materiaal, grondstoffen, inkoop, transport en arbeidskosten. Naast de verkoop biedt Boix ook service aan, zoals technische ondersteuning op locatie en door de verkoop van spare-parts.

DE UITDAGING

Voordat Boix begon met SuperOffice CRM, werkten ze met Word-documenten en Excel-lijsten om klanten en projecten bij te houden. Naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds moeilijker om het overzicht te behouden. Daarom besloten ze op zoek te gaan naar een CRM-oplossing en na grondig onderzoek kozen ze voor SuperOffice vanwege de gebruiksvriendelijkheid en de goede aanpak en klik met de professionals van SuperOffice.

De implementatie en onboarding van SuperOffice verliepen vlot en de oplossing bleek erg makkelijk in gebruik. Boix gebruikt het voornamelijk voor sales, prospect- en klantregistratie en projectregistratie, waarbij projecten gebruikt worden om alles over machines weer te geven. Deze worden vervolgens gebruikt in de serviceoplossing voor het registreren van technische vragen of interventies op locatie bij klanten, om zo een historie op te bouwen.

“SuperOffice is niet zomaar een leverancier, maar echt een
partner die meedenkt in het
verbeteren van de bedrijfsprocessen"
Job Schmidt, Managing Director

HET RESULTAAT

SuperOffice CRM ondersteunt Boix bij de dagelijkse activiteiten door een efficiënte manier te bieden om klantgegevens te beheren. Boix kan gemakkelijk alle contactmomenten met klanten vastleggen en bijhouden, inclusief e-mails, telefoongesprekken en afspraken. Met SuperOffice CRM kan Boix ook automatische follow-up taken instellen voor de opvolging naar klanten, zodat alle klanten de aandacht krijgen die ze verdienen. Bovendien kan Boix met SuperOffice CRM gemakkelijk rapporten en analyses genereren om inzicht te krijgen of de bedrijfsdoelstellingen gerealiseerd worden.

Dit in combinatie met Dashboarding binnen SuperOffice CRM helpt Boix om betere beslissingen te nemen en de klantervaring te verbeteren. SuperOffice kan per afhankelijk van de bedrijfsprocessen zo worden ingesteld dat iedereen alleen ziet wat voor hem of haar noodzakelijk is. Het dashboard en de screendesigner zijn de favoriete functies van de gebruikers die ermee werken en kan zo op elke afdeling specifiek ingericht worden. SuperOffice heeft Boix geholpen om meer inzicht te krijgen in prospecting en beter te kunnen sturen op resultaat. Daarnaast is samenwerken binnen het team veel eenvoudiger, doordat alle info altijd beschikbaar en up-to-date aanwezig is. Het bedrijf groeit elk jaar en de verwachting is dat deze ontwikkeling zich de komende jaren verder voortzet.

INTEGRATIES VOOR OPTIMALE FLOW KLANTPROCESSEN 

Nadat de basis was ingericht, ontstonden er nieuwe wensen bij Boix om SuperOffice nog meer af te stemmen op de wensen van medewerkers. Dit werd stap voor stap opgepakt. Consultants van SuperOffice dachten hierin mee en regelden een aantal nieuwe zaken die mogelijk waren binnen de software. Voor elke afdeling is één persoon verantwoordelijk voor de serviceverzoeken, hierdoor is de werkdruk verdeeld.

De koppeling vanuit outlook zorgt ervoor dat alle juiste informatie direct zichtbaar is in SuperOffice. Daarnaast is er een op maat gemaakte oplossing gecreëerd, waarbij de machine als basis dient voor een project en gekoppeld kan worden aan een klant. SuperOffice is nu ook gekoppeld aan OutSmart, het systeem waar digitale werkbonnen worden aangemaakt. Hierdoor wordt er nu al geruime tijd een historie opgebouwd per machine, die terug te vinden is in SuperOffice, zowel onder klant, als project, als machinenummer. Wat waardevolle informatie is voor Boix Europe. Deze aanpassingen hebben Boix geholpen om hun bedrijfsprocessen nog verder te verbeteren en te optimaliseren.

FUTURE-PROOF 

Na een aantal jaar besloot Boix over te stappen van de on-premise versie naar de cloudoplossing en ook dit proces verliep heel soepel. Het voordeel van de cloudoplossing is dat ze nu altijd gebruik maken van de laatste functies. Boix is de afgelopen jaren flink gegroeid en blijft groeien. Klanten hechten steeds meer waarde aan flexibiliteit, circulariteit en het besparen van materialen en grondstoffen. Het automatiseren van processen is daarom van groot belang.

Naast het leveren van een goede oplossing is ook de service heel belangrijk. In dit opzicht is Boix de partij die snel en goed antwoord kan geven. Boix heeft 6 vestigingen waarbij nog niet alle processen geautomatiseerd zijn. In de toekomst zal SuperOffice ook op deze verschillende vestigingen een rol gaan spelen.

"De samenwerking met SuperOffice blijft intensief. Het is niet zomaar een leverancier, maar echt een partner. We hebben inmiddels een persoonlijke band opgebouwd met medewerkers van SuperOffice".
 Job Schmidt, Managing Director