SuperOffice is de ideale aanvulling om ons nóg beter te kunnen onderscheiden
De Uitdaging
De Vos Groep Facility & Core Support. Facilitair dienstverlener van huis uit. Uw centrale adres voor een veelzijdige uitbesteding van uw core-business ondersteunende diensten. Voor, maar vooral mét onze opdrachtgevers streven naar continuïteit.
Binnen De Vos Groep werden relatiegegevens van oudsher in diverse elektronische kaartenbakken opgeslagen. Vervolgens werd in eigen beheer een (Access-) database ontwikkeld, waarin klantgegevens, bijbehorende contactpersonen en de werkzaamheden relationeel gekoppeld werden. Het systeem voldeed gedurende enige jaren prima maar bleek toch ook regelmatig aangepast en uitgebreid te moeten worden waarbij steeds vaker ‘het wiel opnieuw uitgevonden’ werd. Ook bracht een in eigen beheer ontwikkelde en ongedocumenteerde database een bepaald afbreukrisico met zich mee. De backoffice c.q. administratie was destijds niet volledig projectmatig opgezet waardoor de juiste managementinformatie niet compleet en tijdig was. Om de organisatie optimaal te kunnen ondersteunen is toen gekozen voor een nieuw financieel gedreven administratief branchepakket, waarbij uitgebreide (financiële) projectinformatie kan worden vastgelegd. Het pakket ontbeerde echter uitgebreidere mogelijkheden met betrekking tot relatiemanagement. Om die reden werd gezocht naar een aparte toepassing met uitgebreid relatiebeheer met basismogelijkheden om verkoopinspanningen te beheren. Vanaf het begin werd rekening gehouden met de mogelijkheid om de aanwezige financiële gegevens te matchen met de bijbehorende relatiegegevens. Daardoor zou het voor de diverse accountmanagers makkelijker moeten worden de voor hun eigen divisie en projectgekoppelde financiële gefilterde informatie snel en makkelijk in te kunnen zien. Een andere wens van De Vos Groep was het op eenvoudige wijze voor haar klanten ontsluiten van informatie zoals relevante correspondentie, rapportages en kwaliteitsmetingen middels internettoegang.
SuperOffice maakt deel uit van het dagelijkse bedrijfsproces bij De Vos Groep. Alle contactmomenten en salesresultaten worden vastgelegd in de database
De Oplossing
De CRM-oplossing kwam destijds met SuperOffice waarbij de wensen door de ANS Groep middels de uitgebreide inrichtingsmogelijkheden vertaald werden tot een multiinzetbaar informatiesysteem.
Hierbij werden diverse variabelen zodanig ingericht dat de gegevens van de SuperOffice database op enig later moment met de bijbehorende financiële projectgegevens gekoppeld zouden kunnen worden. De koppelingen met bijvoorbeeld de gangbare rapportage tools zoals Crystal Reports kunnen daardoor relatief eenvoudig opgezet worden. Daarnaast bood SuperOffice een handige aanvulling met de documentkoppelingen die de applicatie maakt. Relaties van De Vos Groep kunnen zich met behulp van een internetbrowser via de module SuperOffice Audience aanmelden in de CRM-database en daar de voor hun relevante gegevens vanaf een willekeurige plaats inzien.
De Resultaten
SuperOffice maakt inmiddels onderdeel uit van de dagelijkse procedures binnen De Vos Groep.
Alle belangrijke contactmomenten, maar ook verkoopresultaten en emailverkeer worden door o.a. de diverse accountmanagers op divisie en objectniveau in de database vastgelegd, waarbij correspondentie en klantrapportages middels de gebouwde sjablonen in o.a. Word en Excel worden vastgelegd. De Outlook agenda’s op onze Exchange servers en de SuperOffice agenda’s worden op serverniveau gesynchroniseerd zodat de gebruikers ook mobiel up-to-date zijn met de gemaakte afspraken. Een mooie toevoeging is dat alle relevante NAW gegevens van een afspraak ook direct naar de PDA gesynchroniseerd worden. De Vos Groep is ISO gecertificeerd en heeft SuperOffice ook ingezet om een aantal onderdelen te documenteren. Zo worden onder meer de verplichte leveranciersbeoordelingen en bezoekersrapporten via SuperOffice vastgelegd. Door het uitdraaien van een rapport kan direct inzichtelijk worden waar mogelijk extra aandacht aan geschonken dient te worden.
