Hoe maak je van je Gmail-inbox een productiviteitstool

Gebruik je Gmail als standaard e-mailclient? Dan ben je vast blij om te horen dat je die via de Gmail-link kunt koppelen aan SuperOffice CRM.

Gebruikt u Gmail als uw standaard e-mailclient? Dan bent u zeker blij om te horen dat u die via de Gmail-link kunt linken aan SuperOffice CRM. 

Waarschijnlijk ben je veel tijd kwijt aan het behandelen van e-mails. 

Als je één belangrijke mail mist, kun je een order en omzet missen. Of je mist een bericht van een ontevreden klant.

Het belangrijk om je inbox op een productieve manier te beheren en alle belangrijke klantinformatie en correspondentie uit je Gmail-inbox op te slaan in het CRM systeem.

Zo weet je zeker dat er bij alle belangrijke zaken actie wordt ondernomen en dat belangrijke klantinformatie wordt gedeeld met iedereen binnen de organisatie.

In deze demo laten we zien hoe je:

  • tijd in je agenda kunt reserveren voor actie op inkomende e-mails
  • een e-mail kunt archiveren als ‘vraag die door collega’s moet worden behandeld’
  • eenvoudig informatie kunt delen binnen de organisatie

Dit is Abigail. Ze werkt op de afdeling verkoop.

Ze krijgt iedere dag veel e-mails. Soms zijn het verzoeken om informatie, soms gaat het om een lopende zaak. Sommige moeten worden doorgestuurd naar collega’s, soms moet er meteen actie worden ondernomen.

Je ziet hoe Abigail SuperOffice in combinatie met haar Gmail-inbox gebruikt om haar documenten eenvoudig en efficiënt te beheren en te delen binnen de organisatie.

Abigail krijgt een e-mail van een klant die informatie vraagt over producten en prijzen.

Omdat ze wat tijd nodig heeft om het gevraagde materiaal op te zoeken, antwoordt ze niet meteen.

In plaats daarvan archiveert ze de e-mail als een taak in haar agenda. Dat doet ze met een paar muisklikken.

Zo vergeet ze niet om actie te ondernemen op dit verzoek.

Om te zorgen dat haar inbox niet te vol wordt en gemakkelijk beheerd kan worden, heeft Abigail in SuperOffice ingesteld dat de e-mail automatisch uit haar inbox wordt verwijderd op het moment dat ze hem archiveert.

Soms krijgt Abigail vragen van klanten die door haar collega’s van de afdeling klantenservice moeten worden behandeld.

In dat geval archiveert ze de e-mail als ‘een verzoek dat rechtstreeks naar klantenservice gaat’. De e-mail komt dan automatisch in de wachtrij voor klantenservice; haar collega’s zorgen dat hij wordt beantwoord. 

Abigail is momenteel bezig om een jaarlijks evenement voor vip-klanten te organiseren. Daarom krijgt ze nu veel berichten van leveranciers, partners en klanten over het komende evenement.

Die mails bevatten veel gegevens en ook belangrijke informatie, waarnaar later verwezen kan worden.

Abigail archiveert ze als document onder het project waarop ze betrekking hebben.

Zo wordt haar inbox niet te vol en gaat er geen enkele e-mail verloren.

Je hebt nu gezien hoe je de Gmail-inbox in combinatie met SuperOffice kunt gebruiken om: 

  • tijd in je agenda te reserveren voor actie op inkomende e-mails
  • een e-mail te archiveren voor een vraag die door collega’s beantwoord moet worden
  • eenvoudig informatie te delen binnen de organisatie

Dit voorbeeld laat zien hoe SuperOffice je kan helpen om efficiënter te werken. Bekijk ook onze andere video's en zie hoe je slimmer kunt werken met SuperOffice!

Voor meer informatie