De Uitdaging

De TT kent nagenoeg iedereen. De jaarlijkse TT motorraces die al sinds 1925 op het TT Circuit in Assen worden verreden. Naast dit beroemde evenement is het circuit ook in gebruik voor andere auto- en motorsport evenementen, zijn er rijvaardigheid opleidingen, worden er concerten gehouden en vinden er o.a. introducties van nieuwe producten, presentaties en seminars plaats.

Ondanks dat de organisatie al bijna 90 jaar bestaat, is het aantal activiteiten op het TT Circuit Assen steeds verder toegenomen. Dit was het gevolg van de permanente status die aan het circuit werd toegekend. Iedere afdeling hield de relatiegegevens voor zichzelf bij. Kortom, er waren meerdere Excelsheets in omloop die op geen enkele wijze verband hielden met elkaar. In 2006 kwam er een folder bij het TT Circuit waarin de voordelen van het product SuperOffice werden toegelicht. Na enkele gesprekken was direct duidelijk dat SuperOffice voor het TT Circuit de aangewezen applicatie was waarmee zij de ‘spreadsheet’ systemen als klantendatabase konden verlaten.

De Oplossing

Zoals zo vaak met een veranderingsproces was er hier ook sprake van een gewenningsproces bij de medewerkers.

Naast het permanent bijhouden van het klantenbestand wordt er veel gewerkt met interesse velden voor de diverse doelgroepen, waarbij het TT Circuit gericht mensen kan mailen of uitnodigen voor de diverse evenementen. De projectmodule is bij het TT Circuit omgedoopt tot evenementen module en bleek een uitkomst om alle correspondentie, contracten, afspraken en email aan de verschillende evenementen te koppelen. Om onze bedrijfsprocessen optimaal te ondersteunen was dit echter niet voldoende Na een inventarisatie is er een workflow ingesteld die automatisch een checklist genereerd als er een nieuw event wordt aangemaakt. De controle momenten zijn direct zichtbaar in de agenda’s van de betrokkenen. Daarnaast worden er werkbonnen voor diverse afdelingen gemaakt en wordt de facturatie voorbereid.

De Resultaten

Met de huidige manier van werken heeft het TT Circuit een totaalbeeld van ieder evenement. 

Met de huidige manier van werken heeft het TT Circuit een totaalbeeld van ieder evenement. Sinds 3 jaar wordt het systeem ook gebruikt voor de acquisitie van VIP arrangementen tijdens onze grotere evenementen. Het hele proces, vanaf de eerste mailing tot het plaatsen van een order wordt hiermee in beeld gebracht “SuperOffice is ingeworteld in de bedrijfsprocessen van het circuit en hieruit niet meer weg te denken”, aldus de heer Eising.