SuperOffice CRM is de spil van onze verkoopactiviteiten
De Uitdaging
Voor de invoering van SuperOffice hielden wij enkel nog een hotlist in Excel bij, klantcontactmomenten waren alleen terug te vinden in de agenda’s en mailboxen van de accountmanagers.
Er was wel een CRM systeem Act! By Sage in gebruik, maar dat was een contactdriven CRM-pakket terwijl Van Riet uitsluitend bedrijven als klanten heeft en geen individuele personen. Dit was de hoofdreden om op zoek te gaan naar een CRM-systeem wat paste bij onze bedrijfsprocessen.
Bij afwezigheid van collega’s (afspraken buiten de deur, maar ook ziekte) was men onderling niet op de hoogte van welke afspraken er waren gemaakt met welke klant, omdat iedereen zijn eigen agenda en mailbox beheerde. Dat kon in 2012 toch echt niet meer!
SuperOffice vervult een prominente rol in het geplande dagelijkse handelen van het sales team bij VanRiet Material Handling
De Oplossing
Sinds de overgang naar SuperOffice in 2012, de nodige trainingen en het opschonen van de database hebben alle salesmedewerkers te allen tijde inzicht in elkaars werkzaamheden.
Als de desbetreffende accountmanager niet aanwezig is, kan de klant toch altijd goed geholpen worden en daardoor is onze service sterk verbeterd.
Naast alle klantcontacten in SuperOffice gebruiken wij de marketing mogelijkheden zeer intensief voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigingen van en uitnodigingen voor beurzen. Hiermee hebben we met behulp van SuperOffice een professionele uitstraling naar buiten toe kunnen realiseren.
Enkele jaren na de invoering van SuperOffice groeide bij ons de behoefte om de salesafdeling te gaan sturen op KPI’s. Daarvoor zijn wij gaan werken met SuperOffice Analyze. De invoering van deze add-on ging niet zonder slag of stoot en heeft de nodige voeten in de aarde gehad. Maar wij geven niet zomaar op bij van VanRiet. Met de hulp van ervaren consultants vanuit SuperOffice zijn wij erin geslaagd een dashboard te creëren waar niet alleen de salesafdeling mee gestuurd wordt, maar waarmee iedere accountmanager in 1 oogopslag kan zien waar hij staat ten opzichte van zijn planning en targets. Daarnaast levert SuperOffice maandelijks waardevolle informatie voor de Finance afdeling, Directie en Shareholders.
De Resultaten
We kunnen wel zeggen dat SuperOffice er mede voor gezorgd heeft dat er nu structuur in ons salesproces zit.
Elke sales medewerker maakt aan het begin van het boekjaar een salesplan dat opgebouwd is uit een aantal meetbare Objectives. Om deze "objectives" te realiseren worden strategieën bedacht en gevolgd door wederom meetbare acties. Deze meetbare acties zijn terug te vinden in het SuperOffice Dashboard. Daarin worden KPI’s zichtbaar zoals het aantal geplande meetings versus gerealiseerd, aantal verstuurde offertes versus orders.
Met andere woorden, de salesplannen en acties zijn terug te vinden in SuperOffice. Datzelfde geldt voor de dagelijkse agenda’s die invulling geven (bv. aantal meetings) aan het salesplan cq. Dashboard.
Voor de toekomst liggen er zeker nog uitdagingen en wensen op het gebied van het gebruik van SuperOffice. Zo hebben wij inmiddels vestigingen in Polen, China en binnenkort ook Amerika. Om al deze collega’s op dezelfde wijze met SuperOffice te gaan laten werken, gaat zeker een uitdaging worden, maar wij zijn ervan overtuigd dat ons dat ook weer gaat lukken. Toekomst wensen? Jazeker, een koppeling tussen SuperOffice en bijvoorbeeld het ERP pakket zal zeker ook nog heel veel voordelen voor niet alleen de salesafdeling maar het gehele bedrijf kunnen gaan opleveren. Tja, je moet altijd wat te wensen overhouden, toch?
